Door: Dick ten Voorde, Retailmade
Bedrijven investeren enorm veel tijd en geld in het creëren van strategieën, alleen falen ze vaak in de uitvoeringsfase. Volgens Roland van Alken van The Gap Partnership ligt dat aan het feit dat onderhandelen nog te vaak wordt gezien als randactiviteit aan het einde van een bedrijfsproces, terwijl een onderhandelingscultuur binnen een organisatie veel fundamenteler van aard moet zijn.
Voor The Gap Partnership is onderhandelen meer dan ‘afdingen’, benadrukt Roland van Alken. De Sr. Consultant & Client Director, binnen het management adviesbureau verantwoordelijk voor de samenwerking met FMCG-bedrijven, vindt het een fundamenteel onderdeel van zakendoen. ‘Paradoxaal genoeg wordt het door veel organisaties gezien als randactiviteit aan het einde van een bedrijfsproces binnen een specifieke functie, zoals verkoop, inkoop of supplychain’, zegt hij. Volgens van Alken is dat een misvatting en is het hebben van een sterke onderhandelingscultuur belangrijk voor het vermogen van een organisatie om zijn bedrijfsstrategie te realiseren.
Waarom is dat belangrijk?
‘Organisaties investeren enorm veel tijd en geld in het creëren van waardevolle strategieën, alleen falen ze vaak in de uitvoeringsfase. Het is daarom van vitaal belang dat ze end-to-end-onderhandelstrategieën ontwikkelen om hun uiteindelijke bedrijfsdoelstellingen te behalen.’
Kun je daar voorbeelden van geven?
‘Wanneer het bij de uitvoering van de bedrijfsstrategieën mis gaat, zijn de onderhandelingen hoogstwaarschijnlijk niet optimaal geweest. Wanneer een bedrijf problemen krijgt in het onderhandelingsproces, dan ligt de oorzaak over het algemeen niet bij de tegenpartij, maar is het iets wat binnen de organisatie zelf ligt. Dit kan verschillende redenen hebben. Een inadequate planning, het ontbreken van interne alignement, slechte communicatie of het niet begrijpen van de machtsverhoudingen.
‘Alleen wanneer je oog hebt voor deze beperkingen in je organisatie en je in staat bent om deze weg te nemen, kun je succesvol zijn. Je zou zelfs een negatief resultaat kunnen veroorzaken door een gebrek aan interne afstemming met en draagvlak bij key stakeholders, die niet of onvoldoende bij het proces betrokken zijn als gevolg van slechte communicatie en gebrek aan begrip.’
Op welke manier kan een partij als jullie daarbij helpen?
‘Door de traditionele problemen die zich voordoen in elk bedrijf te helpen identificeren en oplossen. Daarnaast door klanten te helpen met het creëren en implementeren van een goed presterende onderhandelingscultuur. Moedig klanten aan om succesvol te zijn door het overnemen van het gedrag van een succesvolle commerciële manager. Als je iedereen kunt activeren commercieel slimmer te acteren, creëer je een effectieve onderhandelingscultuur binnen jouw organisatie. Dat geeft mensen overtuiging en kracht geeft om hun strategieën commercieel effectiever uit te voeren.’
Hoe belangrijk is voorbereiding?
‘Enorm belangrijk! Uit ons onderzoek, de Negotiation Culture Index, blijkt dat liefst 58 procent van de bedrijven niet verder vooruit plant dan de eerstvolgende onderhandeling. Daardoor belanden ze in onverwachte situaties en weten ze niet goed hoe ze daarmee om moeten gaan. Bij een goede voorbereiding doet de counterpart eerder wat je verwacht. Dat is een boost voor jouw vertrouwen en je weet vervolgens wat je moet doen. Daarna wordt het vertrouwen zelfs versterkt door de wetenschap dat de hele organisatie achter je staat.
‘Het begrijpen van de prioriteiten van de verschillende interne belanghebbenden en hun, soms conflicterende, belangen bij de realisatie van een deal, is absoluut essentieel. Bijvoorbeeld kosten, ecologische duurzaamheid en effect op supplychain. Hoewel ze allemaal niet direct vergelijkbaar zijn, is het cruciaal dat ze bekend en geprioriteerd zijn. Des te meer interne belanghebbenden het onderhandelproces begrijpen, des te meer zij de teams zullen ondersteunen die betrokken zijn om de onderhandelingen naar een succesvol einde te brengen. Beslissingen die bijvoorbeeld worden genomen omwille van operationeel pragmatisme zullen de strategie niet vooruithelpen en tot een goed einde brengen. Als je deze beslissingen niet benoemt en deelt, dan kan dat effect hebben op de onderlinge gedragenheid en het effectief realiseren van de bedrijfsstrategie.’
Welke rol speelt de factor emotie?
‘Onderhandelingen kunnen het slechtste van mensen naar boven halen, denk bijvoorbeeld aan het opspelen van ego of ongepast competitief gedrag. Verhoogde emoties die niet bevorderlijk zijn voor een succesvolle afloop. Een bekwame onderhandelaar is in staat om die emotie te negeren en objectieve beslissingen te nemen op basis van feiten, gericht op het eindresultaat. Uiteindelijk wil je niet dat het onderhandelteam aan tafel beslissingen neemt op basis van emotie, maar vooraf gedefinieerde stappen zet die in lijn zijn met de gekozen strategie.’
Welke vaardigheden zijn nog meer belangrijk als onderhandelaar?
‘We zien nog te vaak dat onderhandelen slechts de laatste stap is van het verkoopproces binnen FMCG-bedrijven, terwijl het beter is dit als twee verschillende processen te zien. Zo vereist verkopen totaal andere vaardigheden dan onderhandelen. In het verkoopproces zijn verbale, enthousiasmerende en algemene verbale vaardigheden met name belangrijk. In het onderhandelingsproces komt het vooral neer op luisteren en om sturend en ‘in control’ te zijn. Hele andere competenties. Een complete salespersoon kan over al deze vaardigheden beschikken en wij helpen ze die vaardigheden verder te ontwikkelen en optimaal te benutten.’
Reageren of doorpraten naar aanleiding van dit artikel?
Dat kan via dick@retailmade of 06-34532829.
